PEMERINTAH KABUPATEN
|
Nomor SOP | ......../......../BPBD/X/2023 |
| Tanggal Pembuatan | 2 Oktober 2023 | |
| Tanggal Revisi | 3 Oktober 2023 | |
| Tanggal Efektif | 5 Oktober 2023 | |
| Disahkan Oleh |
Kepala Badan,
BPBD
AGUS DARMAWAN, S.PD., M.Si
Pembina Tingkat I (IV/b)
NIP. 197908162003121008
|
|
| Nama SOP | Surat Keluar |
| Dasar Hukum: | Kualifikasi Pelaksana: | |
|
1. Undang-Undang Republik lndonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum
2. Tata Naskah Dinas
|
1. SMA,D3 dan S1
2. Mampu mengoperasikan komputer
|
|
| Keterkaitan: | Perlengkapan dan Peralatan: | |
|
1. SOP surat masuk
2. Tata Naskah Dinas
|
1. Lembar Disposisi
2. Buku Agenda Surat Keluar/Komputer dengan aplikasi
3. Printer
4. ATK
5. Buku Ekspedisi Surat
|
|
| Peringatan: | Pencatatan dan Pendataan: | |
|
1. Apabila surat keluar tidak cepat diproses akan mempengaruhi kelancaran pelaksanaan kegiatan.
|
1. Disimpan sebagai data elektronik dan manual
|
|
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
Surat Keluar
| No | Kegiatan | Pelaksana | Mutu Baku | ||||||
| Staf | Sekretaris | Kasubbag Umum & Kepeg | Kepala Pelaksana | Kelengkapan | Waktu | Output | Deskripsi | ||
| 1 | Disposisi / perintah untuk membuat surat dinas keluar kepada Kasubbag umum dan Kepegawaian |
|
Disposisi atasan langsung dan surat masuk |
30 menit | Konsep surat keluar |
- | |||
| 2 | Kasubbag umum dan Kepegawaian menyusun konsep surat dan menyerahkan kepada staf untuk diketik |
|
Konsep surat keluar dari atasan langsung | 30 menit | Konsep Surat | - | |||
| 3 | Staf mengetik konsep surat keluar setelah selesai diketik segera menyerahkan kepada Kasubbag umum dab Kepegawaian untuk dikoreksi. |
|
Konsep surat keluar dari atasan langsung | 30 menit | Konsep surat | - | |||
| 4 | Setelah menerima konsep surat keluar yang telah diketik oleh staf, Kasubbag Umum dan Kepegawaian memeriksa konsep surat dan apabila ada perbaikan/perubahan segera dikembalikan kepada staf untuk mengetik perbaikan/perubahan pada konsep surat tersebut. Jika konsep surat telah diperiksa dan tidak ada perbaikan selanjutnya memberi paraf |
|
Konsep surat keluar |
30 menit | Konsep surat keluar dalam proses koreksi |
- | |||
| 5 | Menyerahkan konsep surat keluar kepada Sekretaris untuk diperiksa. Jika setuju memberi paraf. Jika tidak setuju, konsep surat di kembalikan kepada Kasubbag Umum dan Kepegawian untuk diperbaiki. |
|
Konsep surat keluar |
15 menit | Konsep surat keluar dalam proses koreksi |
- | |||
| 6 | Menerima konsep surat keluar dan memeriksa konsep surat keluar. Jika ada perbaikan, maka segera mengembalikan kepada Sekretaris / Kabid dan jika setuju dengan isi surat keluar, maka membubuhkan tanda tangan pada surat keluar tersebut, kemudian menyerahkan kepada Kasubbag Umum dan Kepegawaian |
|
Konsep surat keluar dalam proses koreksi |
10 menit | Surat keluar yang telah ditanda |
- | |||
| 7 | Kasubbag Umum dan Kepegawaian selanjutnya menyerahkan konsep surat yang telah disetujui dan di tandatangani ke staf untuk diberi nomor surat keluar dan menggandakan untuk keperluan tembusan dan arsip surat keluar |
|
Surat keluar | 5 menit | Surat keluar | - | |||
| 8 | Menerima surat keluar yang telah disetujui dan ditanda tangani oleh Kepala Pelaksasna untuk selanjutnya diberikan nomor surat keluar dan dicatat di agenda surat keluar serta digandakan sesuai jumlah tembusan dan dibubuhkan stempel kemudian mengarsipkan arsip surat keluar untuk segera dikirim ke tujuan/penerima surat |
|
Surat keluar, buku ekspedisi dan tanda terima surat |
5 menit | Surat keluar yang telah diberikan nomor dan distempel |
- | |||